Manuale Utente - Istituzione Scolastica

ANAGRAFE REGIONALE EDILIZIA SCOLASTICA

Ver. 1.5 del 20/04/2023


 

Sommario


 

Introduzione

Il presente manuale è rivolto ai Dirigenti Scolastici degli immobili Scolastici censiti nell'ARES, al fine di consentire agli stessi la consultazione, l'aggiornamento e il censimento delle Schede PES di loro competenza presenti nel sistema informativo ARES 2.0.

L'interfaccia grafica del sistema ARES 2.0 è implementata nel rispetto delle indicazioni predisposte dall'AgID che consentono una semplice e agevole navigazione all'interno della piattaforma, permettendo l'aggiornamento e la visualizzazione dei dati di propria competenza.

Tutti i dati visualizzati nelle pagine sono esemplificativi e non fanno riferimento a nessun dato effettivo.


 

Tipologie di utenti

Il Sistema Informativo ARES 2.0 permette l'accesso a determinate categorie di utenti, che sono:

Il presente manuale operativo andrà ad indicare le funzionalità del Sistema informativo ARES relativa all'utenza dell'Istituzione Scolastica.


 

Accesso al Sistema

Il Sistema dell'Anagrafe Regionale dell'Edilizia Scolastica è raggiungibile alla pagina:

Urlsistemaanagraferegionale.it

immagine pagina login, form user e password

Nella pagina di accesso al sistema ARES 2.0 si trova il pannello per l'inserimento delle credenziali relative alla propria utenza.

immagine pagina login, collegamenti documentazione e contatti

Nell'area Documentazione presente nella pagina di login, sarà possibile accedere alla manualistica on line relativa al sistema informativo (tramite il link "MANUALISTICA ON LINE" posto nel primo riquadro), relativa il sistema informativo ed a tutta la documentazione che la Regione metterà a disposizione. Tale sezione sarà raggiungibile anche una volta effettuato l'accesso all'ARES.

immagine pagina documentazione

Nella sezione Contatti l'Utente potrà visualizzare i rifermenti dei Responsabili Regionali dell'ARES e i riferimenti telefonici o mail per raggiungere l'assistenza tecnica.

immagine pagina contatti

Registrazione Utente

Al fine di poter registrare l'Utente si dovrà fare riferimento al manuale di registrazione.


 

Dashboard

Dopo aver effettuato l'accesso all'ARES l'Utente troverà la Dashboard iniziale dove vengono visualizzati i riepiloghi dei dati di propria gestione.

Ogni tipologia di utenza avrà a disposizione un cruscotto di indicatori relativi agli edifici di propria competenza che riassumono lo stato dell'anagrafe e di alcuni contenuti presenti nelle schede edificio censite.

immagine pagina dashboard, finestre chiuse

Cliccando sulla barra del titolo di ogni sezione si aprirà (o chiuderà se aperta) la relativa scheda con dati di riepilogo.

Il primo box "EDIFICI SCOLASTICI", mostra le informazioni relative agli edifici scolastici censiti, suddivisi tra edifici attivi (ossia al cui interno sono presenti Punti di Erogazione) e disattivi, oltre al numero di edifici scolastici al cui interno sono ospitate particolari tipologie di Punti di Erogazione, edifici scolastici considerati strategici per la protezione civile e palestre scolastiche.

immagine pagina dashboard, finestra edifici scolasticiIl secondo box “ISTITUZIONI SCOLASTICHE E PES”, mostra quali sono le tipologie di Istituzioni Scolastiche e Punti di Erogazione presenti sul territorio, in base ai dati forniti periodicamente dal Ministero dell’Istruzione ed in base agli inserimenti effettuati dall’Amministratore per quanto concerne le scuole NON statali.

immagine pagina dashboard, finestra istituzioni scolastiche e pes

Il terzo box "MAPPE EDIFICI SCOLASTICI", individua su cartografia tutti gli edifici censiti a cui è stata abbinata una coordinata riportando nel dettaglio superiore l'incidenza sul totale degli edifici e suddividendoli per gestore dell'immobile.

immagine pagina dashboard, finestra mappa edifici scolastici

Ogni singola coordinata individuata da icone colorate, darà la possibilità di accedere ad un riepilogo dei principali dati dell'edificio a cui si riferisce e, cliccando sul relativo codice edificio, consentirà di accedere direttamente alla Scheda dell'Edificio Scolastico.

immagine pagina dashboard, finestra mappa edifici scolastici, specifiche edificio su mappa


 

Scheda PES (punto di Erogazione del Servizio Scolastico)

La scheda PES è raggiungibile dall'utente tramite la voce di menu "Cerca Edificio Scolastico". Una volta selezionata questa voce, tramite un menu a tendina di ricerca, l'utente dovrà selezionare l'unica voce disponibile denominata "Edifici per Istituzione Scolastica".

Successivamente comparirà la denominazione dell'Istituzione Scolastica di appartenenza che, una selezionata, avvierà la ricerca degli edifici scolastici associati ai PES.

Nella lista sottostante verranno elencati tutti gli edifici scolastici presenti nei PES dell'Istituzione Scolastica selezionata identificati dal codice univoco dell'edifico rappresentato sotto la colonna COD. EDIFICIO, mentre sotto la colonna "VAL. | Denominazione PES" vengono rappresentati tutti i PES ospitati all'interno del singolo edificio. Per maggiori dettagli sul significato delle singole colonne del risultato della ricerca si rimanda al Manuale Utente Ente Locale.

immagine pagina cerca edifici scolastici, collegamento codice PES a scheda PES

Per poter accedere alla scheda del singolo PES si dovrà cliccare sui PES indicati sotto la colonna "VAL. | Denominazione PES".

La scheda del PES è suddivisa in 3 sottosezioni:

1 Anagrafica del PES

2 Informazioni sul PES

3 Edifici del PES

Le prime due sezioni acquisiscono informazioni anagrafiche e giuridiche del PES in esame, la terza sezione invece raccoglie informazioni sul funzionamento del PES all'interno di ogni singolo edificio che utilizza.

immagine pagina sezione punto erogazione del servizio (PES), 1 anagrafica pes

immagine pagina sezione punto erogazione del servizio (PES), 2 informazioni pesimmagine pagina sezione punto erogazione del servizio (PES), 2 informazioni pesimmagine pagina sezione punto erogazione del servizio (PES), 2 informazioni pes

Relativamente alla terza sezione "EDIFICI NEL PES", l'utente potrà accedere alla specifica scheda edificio del PES tramite il tasto "VAI ALLA SCHEDA".

immagine pagina sezione punto erogazione del servizio (PES), 3 edifici del pes

immagine pulsante vai alla scheda

immagine pagina edifici del pes, 1 classi sezioni e disabilità

Per ogni relazione EDIFICIO SCOLASTICO/PES dovranno essere indicate le classi e gli alunni presenti all'interno dell'edificio afferenti al PES in esame.

Sono richieste inoltre informazioni riguardanti le condizioni e le dotazioni di sicurezza dell'edificio in cui è presente il PES e le dotazioni di sicurezza di competenza del Dirigente Scolastico.

Di seguito viene mostrata la scheda del PES relativa al singolo edificio ospitante, a sua volta suddivisa in tre sezioni:

In merito alla prima sezione, il Dirigente Scolastico potrà inserire le informazioni riguardanti le sezioni/classi, il numero degli alunni e l'eventuale presenza di alunni con disabilità.

immagine pagina edifici del pes, 1 classi sezioni e disabilità

Nella scheda relativa all'inserimento delle sezioni/classi e numero degli alunni l'utente potrà gestire l'inserimento tramite la voce "INSERISCI CLASSI/SEZIONI E ALUNNI DEL PES NELL'EDIFICIO SCOLASTICO". Tramite questa funzione si aprirà una ulteriore pagina con elencate tutte le classi e il numero di alunni appartenenti al PES in esame.

PES_inserisci-classe.jpg

Una volta aggiunta/e correttamente la/e classe/i, verranno inserite nella tabella sottostante con la possibilità di essere eliminata/e tramite l'iconaimmagine icona elimina classe/sezione"Elimina Classe/Sezione".

immagine pagina edifici del pes, 1 classi sezioni e disabilità, punto 1.1 classi/sezioni ed alunni

Al di sopra della lista delle sezioni/classi e numero di alunni saranno riportati i totali delle sezioni/classi e degli alunni inseriti nell'edificio scolastico del PES e i totali delle sezioni/classi degli alunni del PES.

immagine pagina edifici del pes, 1 classi sezioni e disabilità, punto 1.1 classi/sezioni ed alunni, indicazioni totali sezioni/classi

In merito alla seconda sezione della scheda "CONDIZIONI DI SALUTE E SICUREZZA" l'utente dovrà rispondere ad alcune domande inerenti le condizioni di salute e sicurezza dell'edificio; in fase di salvataggio verranno effettuati controlli di congruenza e di completezza delle informazioni.

immagine pagina edifici del pes, 2 condizioni di salute e sicurezza, risposte negative

immagine pagina edifici del pes, 2 condizioni di salute e sicurezza, risposte affermativeimmagine pagina edifici del pes, 2 condizioni di salute e sicurezza, risposte affermativeimmagine pagina edifici del pes, 2 condizioni di salute e sicurezza, risposte affermative

Infine nella sezione "CONNETTIVITA' DELL'EDIFICIO" dovranno essere rilasciate informazioni sulle dotazioni tecnologiche presenti in ogni singolo edificio interessato dal PES.

immagine pagina edifici del pes, 3 connettività dell'edificio, risposte negative

In caso di risposta positiva si dovranno indicare le specifiche richieste.

immagine pagina edifici del pes, 3 connettività dell'edificio, risposte affermativeimmagine pagina edifici del pes, 3 connettività dell'edificio, risposte affermativeimmagine pagina edifici del pes, 3 connettività dell'edificio, risposte affermative

Ogni sezione della scheda del PES può essere compilata indipendentemente dalle altre sezioni e al fine del salvataggio della singola sezione dovranno essere compilate tutte le informazioni presenti.


 

Validazione del PES

Nei risultati di ricerca degli Edifici Scolastici troviamo sia la denominazione di ogni singolo PES, sia l'icona che ne indica la VALIDAZIONE o NON VALIDAZIONE della scheda del PES.

Nel caso il PES non sia stato validato apparirà - prima della denominazione - l'icona rossa immagine icona PES non validato, mentre se il PES è stato validato apparirà l'icona verdeimmagine icona PES validato.

immagine pagina cerca edifici scolastici, codici PES con icona validazione

Entrando nella scheda del PES si potrà raggiungere la pagina relativa alla Validazione del PES tramite il tasto "VALIDAZIONE PES ", presente in ogni parte della scheda.

immagine pagina edifici del pes, pulsante validazione pes

La pagina relativa alla validazione del PES presenterà, nel caso il PES non sia stato validato, la lista dei campi da controllare, in quanto non ancora completati, e la dicitura "LA SCHEDA PES E' ATTUALMENTE NON VALIDATA".

immagine pagina validazione scheda PES, messaggio di errore

Diversamente, se il PES è stato validato, nella scheda apparirà la dicitura "LA SCHEDA PES E' ATTUALMENTE VALIDATA", e sarà automaticamente indicato il nome del rilevatore e la data di validazione.

immagine pagina validazione scheda PES, scheda validata

Una nota a fondo pagina ricorda all'utente che la validazione della scheda PES può essere effettuata solamente dal Dirigente Scolastico o dall\'Amministratore o dell'Amministratore di sistema, e che l'utilizzo del tasto "valida scheda" comporta l'aggiornamento del campo "data di validazione" e "nome rilevatore".


 

Analisi Dati

La sezione "Analisi Dati" permette di visualizzare alcuni report di riepilogo sulle informazioni di propria competenza o di esportare i dati delle sezioni della Scheda edificio o della Scheda del PES di propria competenza.

Esportazioni

In questa sezione l'Utente potrà esportare i dati inerenti gli edifici scolastici o i PES di propria competenza.

immagine manu analisi dati, esportazioni

Inizialmente l'Utente sceglie se vuole le informazioni inerenti gli Edifici o i PES e successivamente può applicare dei filtri sul territorio in cui ricadono gli edifici di propria competenza.

In questo esempio è stata selezionata per l'esportazione la scheda edificio.

immagine pagina esportazioni, finestra ricerca tramite scheda, provincia/città metropolitana, comune, gestore

Una volta aver filtrato sui dati di interesse, l'Utente potrà scegliere la sezione che vuole esportare oppure le sezioni, scegliendo un massimo di 80 campi da esportare, dalla lista dei campi di ogni sezione.

immagine pagina esportazioni, alberatura sezioniimmagine pagina esportazioni, alberatura sezioniimmagine pagina esportazioni, alberatura sezioni

In questo esempio è stata selezionata per l'esportazione la scheda PES.

immagine pagina esportazioni, finestra ricerca tramite scheda PES, provincia/città metropolitana, comune, gestore

immagine pagina esportazioni, alberatura sezioni scheda PES

Nelle immagini che seguono saranno esposti alcuni esempi relativi alla selezione dei campi da esportare.

L'utente può selezionare tutti i campi sezione/sottosezione cliccando sulla casella posta a lato del titolo della sezione/sottosezione.

immagine pagina esportazioni, alberatura sezioni, sezione A selezionata

Cliccando sull'icona "+" si aprirà la tendina dei campi relativi alla sezione/sottosezione, i quali possono essere selezionati o deselezionati cliccando sulla casella posta a lato di ognuno.

immagine pagina esportazioni, alberatura sezioni, sezione A e sottosezioni tutte selezionateimmagine pagina esportazioni, alberatura sezioni, sezione A e sottosezioni tutte selezionate

Se l'Utente non seleziona la casella posta a lato del titolo della sezione/sottosezione nessun campo della sezione/sottosezione risulterà selezionato per l'esportazione ed apparirà un messaggio con indicato che per effettuare un'esportazione è necessario selezionare almeno un campo.

immagine pagina esportazioni, alberatura sezioni, icona +

Si potranno comunque selezionare i campi relativi alla sezione/sottosezione cliccando sulla casella posta a lato di ognuno.

immagine pagina esportazioni, alberatura sezioni, iucona +, selezione di alcune sottosezioniimmagine pagina esportazioni, alberatura sezioni, iucona +, selezione di alcune sottosezioni

Una volta aver filtrato i dati di interesse, l'Utente potrà esportare i dati cliccando sul tasto "ESPORTA", ottenendo così un file formato .xlsx contenente i dati selezionati.

immagine pagina esportazioni, pulsante esporta


 

Reportistica

In questa sezione l'Utente, in base ai dati di propria competenza, potrà visualizzare i dati di riepilogo in formato tabellare e tramite grafici interattivi.

immagine menu analisi dati, reportistica

Inizialmente l'utente dovrà scegliere se visualizzare i report considerando tutti gli edifici o solamente gli edifici statali. Successivamente dovrà selezionare la categoria e il report specifico da visualizzare.

immagine pagina reportistica, finestra ricerca tramite edifici, categoria, report

Una volta selezionato il report, facendo click sul pulsante "Report", l'Utente potrà visualizzare il risultato di riepilogo, stamparlo e/o esportarlo nei vari formati proposti dal software.

Cliccando sul pulsante "Reset" l'utente annulla i parametri selezionati per la procedura.

immagine pagina reportistica, esempio report


 

Visualizza Account

L'Utente, una volta che ha effettuato l'accesso al sistema ed è stato abilitato dall'Amministratore di Sistema, potrà visualizzare il proprio account cliccando sul nominativo nella barra in alto o cliccando su Account-> Visualizza Account.

immagine collegamento alla pagina account tramite nominativo

immagine menu account, visualizza account

immagine pagina visualizza account

Cliccando sul tasto "documento allegato" sarà possibile scaricare il documento caricato in fase di registrazione.

immagine pagina visualizza account, pulsante documento allegato

Se l'Utente volesse cancellarsi dal sistema informativo ARES 2.0, dovrà procedere cliccando sul tasto "ELIMINA SOTTOSCRIZIONE".

immagine pagina visualizza account, pulsante elimina sottoscrizione

A seguito dell'operazione, l'Utente riceverà una mail all'indirizzo di registrazione con cui potrà confermare la sua cancellazione.

immagine pagina visualizza account,avviso di eliminazione dell'account tramite mail

immagine mail con collegamento per completare l'operazione di eliminazione dell'account


 

Accesso singolo utente a più domini di competenza

Vedere il capitolo "Accesso del singolo Utente a più domini" nel manuale di registrazione.


 

Documentazione

La pagina della gestione della documentazione è accessibile da tutti gli utenti dal menu Documentazione (visionabili anche dalla voce "Documentazione" nella pagina di login).

immagine menu documentazione

Nell'area Documentazione, sarà possibile accedere alla manualistica on line relativa al sistema informativo (tramite il collegamento "MANUALISTICA ON LINE" posto nel primo riquadro) e scaricare il materiale di documentazione cliccando sull'icona "SCARICA".

immagine pagina documentazione